Daniele Longo
14/08/2024
Come abbiamo sconfitto il mostro delle Fatture: un Flow Automatizzato per Dynamics 365
Dynamics 365
Automazione
Fatture
Il problema delle fatture manuali
Ah, le fatture. Quelle meravigliose, adorabili, mai noiose fatture! Ogni trimestre, la gestione delle fatture sembrava una maratona senza fine. Recuperare email, allegati e creare record nel CRM di Dynamics 365 era un processo laborioso che richiedeva ore e molta attenzione ai dettagli. Ogni errore poteva costare caro, sia in termini di tempo che di risorse. Diciamolo, ci faceva venire voglia di prendere una lunga vacanza alle Bahamas.
L'Epifania: Automatizzare il processo
L'idea di automatizzare la gestione delle fatture è nata in un momento di disperazione. Ci siamo chiesti: 'E se potessimo automatizzare tutto questo?' Da qui è nato il nostro flusso automatizzato, progettato per leggere e processare le fatture direttamente dalla casella di posta elettronica.
Il flusso in azione
Ecco come funziona il nostro piccolo prodigio tecnologico:
1. Rilevamento delle Fatture: Utilizziamo le regole di Outlook per spostare automaticamente le email contenenti parole chiave come 'invoice', 'fattura' o 'factura' in specifiche cartelle. Questo assicura che solo le email rilevanti finiscano nelle cartelle designate.
2. Avvio del Flow: Quando una nuova email viene spostata in queste cartelle, il nostro flow si attiva automaticamente. Un po' come un mago che inizia a lavorare non appena trova l'incantesimo giusto nel suo libro.
3. Controllo allegati: Una volta identificata la fattura, il flow verifica che l'allegato non sia un'immagine errata, come un calendario o una simpatica foto di un gattino. Tutti i file non pertinenti vengono scartati senza pietà. E qui viene il bello: i nomi dei file indesiderati vengono salvati, così che la seconda volta siano scartati automaticamente. Questo rende il processo sempre più rapido ed efficiente ogni volta che si ripete.
4. Tipologia di file: Il flow controlla se la fattura è un PDF o un'immagine. A seconda del tipo, segue un percorso specifico per estrarre i dati.
5. Creazione di Record: Se i dati della fattura indicano un cliente nuovo, il flow crea automaticamente un nuovo record cliente nel CRM. Se il cliente esiste già, aggiorna semplicemente le informazioni.
6. Archiviazione della Fattura: Infine, la fattura viene archiviata con tutti i dati necessari, inclusa una copia digitale nel campo file del CRM.
2. Avvio del Flow: Quando una nuova email viene spostata in queste cartelle, il nostro flow si attiva automaticamente. Un po' come un mago che inizia a lavorare non appena trova l'incantesimo giusto nel suo libro.
3. Controllo allegati: Una volta identificata la fattura, il flow verifica che l'allegato non sia un'immagine errata, come un calendario o una simpatica foto di un gattino. Tutti i file non pertinenti vengono scartati senza pietà. E qui viene il bello: i nomi dei file indesiderati vengono salvati, così che la seconda volta siano scartati automaticamente. Questo rende il processo sempre più rapido ed efficiente ogni volta che si ripete.
4. Tipologia di file: Il flow controlla se la fattura è un PDF o un'immagine. A seconda del tipo, segue un percorso specifico per estrarre i dati.
5. Creazione di Record: Se i dati della fattura indicano un cliente nuovo, il flow crea automaticamente un nuovo record cliente nel CRM. Se il cliente esiste già, aggiorna semplicemente le informazioni.
6. Archiviazione della Fattura: Infine, la fattura viene archiviata con tutti i dati necessari, inclusa una copia digitale nel campo file del CRM.
Un passo avanti: miglioramenti continui
Non ci siamo fermati qui. Abbiamo continuato a migliorare il flusso per renderlo ancora più intelligente, capace di distinguere se una fattura è destinata alla nostra azienda o a una terza parte. Questo miglioramento è stato pensato soprattutto per i commercialisti, che ricevono continuamente fatture per conto dei loro clienti.
Ora, il flow è in grado di riconoscere se una fattura è indirizzata direttamente al commercialista o a uno dei suoi clienti. Questo permette di creare record distinti per le fatture proprie e quelle dei clienti. In questo modo, anche i commercialisti possono gestire con tranquillità le fatture dei propri clienti, senza il rischio di confonderle o perderle. La nostra soluzione offre loro un controllo migliore e una maggiore serenità nella gestione delle fatture.
Miglioramenti progettati per i commercialisti, facilitando la gestione delle fatture per i loro clienti.
I benefici della soluzione
Il risultato è un notevole risparmio di tempo, una riduzione degli errori umani, e soprattutto la certezza che nessuna fattura venga persa. Alla fine di ogni trimestre, tutte le fatture sono già archiviate e pronte nel CRM, senza sforzo manuale.
Conclusione
Grazie al nostro flow automatizzato, possiamo finalmente dire addio alle ore e ai weekend persi dietro alle fatture. Non solo abbiamo reso il processo più efficiente, ma ci siamo anche guadagnati un po' di pace mentale. E magari, chissà, la prossima volta potremo davvero prendere quella vacanza alle Bahamas.Grazie al nostro flow automatizzato, possiamo finalmente dire addio alle ore e ai weekend persi dietro alle fatture. Non solo abbiamo reso il processo più efficiente, ma ci siamo anche guadagnati un po' di pace mentale. E magari, chissà, la prossima volta potremo davvero prendere quella vacanza alle Bahamas.
Post Scriptum
Se anche voi siete stufi di combattere contro il mostro delle fatture, non esitate a contattarci. Promettiamo che non vi faremo mai cercare una fattura tra le email di nuovo!