Daniele Longo
14/08/2024
Cómo derrotamos al monstruo de las facturas: un flujo automatizado para Dynamics 365
Dynamics 365
Automatización
Facturas
El problema de las facturas manuales.
Ah, las facturas. ¡Esas maravillosas, encantadoras y nunca aburridas facturas! Cada trimestre, la gestión de facturas era como una maratón sin fin. Recuperar correos electrónicos, adjuntos y crear registros en el CRM de Dynamics 365 era un proceso laborioso que requería horas y mucha atención a los detalles. Cada error podía ser costoso, tanto en términos de tiempo como de recursos. Seamos sinceros, nos daban ganas de irnos a unas largas vacaciones en las Bahamas.
La epifanía: automatizar el proceso
La idea de automatizar la gestión de facturas nació en un momento de desesperación. Nos preguntamos: '¿Y si pudiéramos automatizar todo esto?' Así nació nuestro flujo automatizado, diseñado para leer y procesar las facturas directamente desde la bandeja de entrada de nuestro email, sea cual sea el formato en el que llegan.
El flujo en acción
Así es como funciona nuestro pequeño prodigio tecnológico:
1. Detección de facturas: utilizamos las reglas de Outlook para mover automáticamente los correos electrónicos que contienen palabras clave como 'invoice', 'factura' o 'factura' a carpetas específicas. Esto asegura que solo los correos electrónicos relevantes terminen en las carpetas designadas.
2. Activación del flujo: cuando un nuevo correo electrónico se mueve a estas carpetas, nuestro flujo se activa automáticamente. Es un poco como un mago que comienza a trabajar tan pronto como encuentra el hechizo correcto en su libro.
3. Verificación de adjuntos: una vez identificada la factura, el flujo verifica que el adjunto no sea una imagen incorrecta, como un calendario o una simpática foto de un gatito. Todos los archivos no pertinentes se descartan sin piedad. Y aquí viene lo mejor: los nombres de los archivos no deseados se guardan para que la próxima vez se descarten automáticamente. Esto hace que el proceso sea más rápido y eficiente cada vez que se repite.
4. Tipo de archivo: el flujo verifica si la factura es un PDF o una imagen. Dependiendo del tipo, sigue un camino específico para extraer los datos.
5. Creación de registros: si los datos de la factura indican un cliente nuevo, el flujo crea automáticamente un nuevo registro de cliente en el CRM. Si el cliente ya existe, simplemente se actualiza la información.
6. Archivo de la factura: finalmente, la factura se archiva con todos los datos necesarios, incluida una copia digital en el campo de archivos del CRM.
2. Activación del flujo: cuando un nuevo correo electrónico se mueve a estas carpetas, nuestro flujo se activa automáticamente. Es un poco como un mago que comienza a trabajar tan pronto como encuentra el hechizo correcto en su libro.
3. Verificación de adjuntos: una vez identificada la factura, el flujo verifica que el adjunto no sea una imagen incorrecta, como un calendario o una simpática foto de un gatito. Todos los archivos no pertinentes se descartan sin piedad. Y aquí viene lo mejor: los nombres de los archivos no deseados se guardan para que la próxima vez se descarten automáticamente. Esto hace que el proceso sea más rápido y eficiente cada vez que se repite.
4. Tipo de archivo: el flujo verifica si la factura es un PDF o una imagen. Dependiendo del tipo, sigue un camino específico para extraer los datos.
5. Creación de registros: si los datos de la factura indican un cliente nuevo, el flujo crea automáticamente un nuevo registro de cliente en el CRM. Si el cliente ya existe, simplemente se actualiza la información.
6. Archivo de la factura: finalmente, la factura se archiva con todos los datos necesarios, incluida una copia digital en el campo de archivos del CRM.
Un paso hacía delante
No nos detuvimos ahí. Continuamos mejorando el flujo para hacerlo aún más inteligente, capaz de distinguir si una factura está destinada a nuestra empresa o a un tercero. Esta mejora fue diseñada especialmente para asesorías, que reciben constantemente facturas en nombre de sus clientes.
Ahora, el flujo puede reconocer si una factura está dirigida directamente al contador o a uno de sus clientes. Esto permite la creación de registros separados para las facturas propias y las de los clientes. De esta manera, incluso los asesorías pueden gestionar las facturas de sus clientes con tranquilidad, sin el riesgo de confusión o pérdida. Nuestra solución les ofrece un mejor control y una mayor tranquilidad en la gestión de facturas.
Mejoras diseñadas para asesorías, facilitando la gestión de facturas de sus clientes.
Los beneficios de la solución
El resultado es un notable ahorro de tiempo, una reducción de los errores humanos y, sobre todo, la certeza de que no se perderá ninguna factura. Al final de cada trimestre, todas las facturas ya están archivadas y listas en el CRM, sin esfuerzo manual, con la opción de ser descargadas y almacenadas para su declaración trimestral.
Conclusión
Gracias a nuestro flujo automatizado, finalmente podemos decir adiós a las horas y los fines de semana perdidos detrás de las facturas. No solo hemos hecho el proceso más eficiente, sino que también hemos ganado un poco de paz mental. Y quizás, quién sabe, la próxima vez realmente podamos tomar esas vacaciones en las Bahamas. Gracias a nuestro flujo automatizado, finalmente podemos decir adiós a las horas y los fines de semana perdidos detrás de las facturas. No solo hemos hecho el proceso más eficiente, sino que también hemos ganado un poco de paz mental. Y quizás, quién sabe, la próxima vez realmente podamos tomar esas vacaciones en las Bahamas.
Post Scriptum
Si también te cansa luchar contra el monstruo de las facturas, no dudes en contactarnos. ¡Prometemos que nunca más tendrás que buscar una factura entre tus correos electrónicos!